Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

Reprezentációs kiadások szabályzata

A szabályzat célja, hogy meghatározza a személyi jövedelemadóról szóló többször módosított 1995. évi CXVII. (Szja) valamint az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvényt (Eho) – az előírásokat, módszereket, amelyek biztosítják a vállalkozás

  1. költségei terhére elszámolható reprezentációs kiadásokat,
  2. a reprezentációs kiadások felhasználási rendjét.

 

Vállalkozás neve: 

Vállalkozás székhelye: 

Vállalkozás cégjegyzékszáma: 
 


Tartalom

I. fejezet

Általános rendelkezések.

  1. A szabályzat hatálya.
  2. A szabályzat célja, tartalma.
  3. Értelmező rendelkezések.

II. fejezet Reprezentáció és ajándékozás esetei és közterhei

1. A reprezentáció és az ajándékozás esetei

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

2. A reprezentáció utáni adó- és járulékfizetési kötelezettség.

III. fejezet A reprezentációs kiadások.

1. A reprezentációra fordítható kiadások.

2. A reprezentációs keret felhasználásának rendje.

2.1. Vezetői reprezentáció.

2.2. A Vállalkozás székhelyén történő reprezentáció.

2.3. Az Vállalkozás székhelyén kívüli reprezentáció.

2.4. Reprezentációs javaslat

2.5. A reprezentációs javaslatról való döntés.

2.6. Az ajándékozás.

2.7. A reprezentációs és ajándékozási kiadások teljesítése.

2.8. A reprezentációs és ajándékozási kiadások figyelemmel kísérése.

2.9. A szervezési és pénzügyi feladatok ellátása.

2.10. Reprezentáció fogalmába nem tartozó termékek, szolgáltatások nyújtása.

IV. fejezet Záró rendelkezések.

1. melléklet: Reprezentációs kérelem engedélyezése.

2. melléklet: Ajándékozási kérelem engedélyezése.

 

A Reprezentációs kiadások szabályzata (továbbiakban: szabályzat)

előírásai alapján készült.

 2014.04.01-től hatályos

I. fejezet
Általános rendelkezések

 

1. A szabályzat hatálya

(1) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed a reprezentációs feladatok ellátásában érintett, részt vevő technikai - előkészítési, engedélyezési, elszámolási, beszámoltatási és nyilvántartási - feladatokat ellátó,

  1. a vállalkozásnál munkaviszonyban álló valamennyi munkavállalóra
  2. a vállalkozással egyéb szerződéses jogviszonyban lévő külső munkatársra/szerződő félre,
  3. a pénzügyi, számviteli, adózási feladatokat ellátó személy(ek)re.

2. A szabályzat célja, tartalma

2.1. A szabályzat célja, hogy meghatározza a személyi jövedelemadóról szóló többször módosított 1995. évi CXVII. (Szja) valamint az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvényt (Eho) – az előírásokat, módszereket, amelyek biztosítják a vállalkozás

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

  1. költségei terhére elszámolható reprezentációs kiadásokat,
  2. a reprezentációs kiadások felhasználási rendjét.

2.2. A szabályzat előírásokat tartalmaz

  • a reprezentáció tartalmi meghatározására,
  • a reprezentáció eseteire,
  • a reprezentációra fordítható kiadások meghatározására,
  • a reprezentációs keret felhasználásának rendjére,
  • a reprezentációs kiadások figyelemmel kísérésének szabályaira,
  • a szervezési és pénzügyi feladatok ellátásával összefüggő feladatokra.

 

3. Értelmező rendelkezések

Fogalmak: a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja) szerint

3.1. Reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható.

3.2. Üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány).

3.3. Csekély értékű ajándék: a minimálbér 10 százalékát meg nem haladó értékű termék, szolgáltatás

3.4. Vendéglátás alatt az étel, ital biztosítását kell érteni. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak.

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

Vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazás, szállás, és szabadidő programokat kell érteni.

Az érintett fogyasztási cikkek a következők:

  • Élelmiszerek: kávé, cappuccino, tej, kakaó, tea, citromlé, cukor, édesítőszer, üdítőitalok, ásványvíz, szeszes ital (bor, pezsgő), aprósütemény (édes, sós), mogyoró, ropi, cukrászsütemény, desszert, csokoládé, gyümölcs.
  • Egyéb termékek: virág, papírtálca, műanyag pohár és műanyag evőeszköz, szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag

 

3.4.1.   Adó és járulék fizetési kötelezettségek teljesítése:

A reprezentációs kiadások, üzleti partnereknek juttatott ajándékok Adó és járulék fizetési kötelezettségét a teljesítés időpontjában hatályos személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja), és az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény (továbbiakban: Eho) rendelkezéseinek megfelelően kell teljesíteni.

A béren kívüli és egyes meghatározott juttatásokat terhelő adó témaszámokra történő terhelése a számla könyvelésekor történik. A kötelezettségvállaló felelőssége gondoskodni a béren kívüli, és az egyes meghatározott juttatásokat terhelő adó és járulékok pénzügyi fedezetéről.

A béren kívüli és az egyes meghatározott juttatások után a közterheket a juttatást követő hó 12. napjáig kell bevallani és a nettó finanszírozás rendszerében, a tárgyhót követő 20. napjáig megfizetni.

 

II. fejezet
Reprezentáció és ajándékozás esetei és közterhei

1. A reprezentáció és az ajándékozás esetei

 

2. A reprezentáció utáni adó- és járulékfizetési kötelezettség

2.1. A 3.4. pontban felsorolt termékekhez, szolgáltatásokhoz kapcsolódó kifizetések után a hatályos jogszabályok által meghatározott keret felett a reprezentációt juttató Vállalkozást adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

 

2.2. A Vállalkozás a reprezentációs költségként elszámolja a természetbeni juttatásoknak az éves értékét a mindenkor hatályos jogszabályok alapján.

 

2.3. A jogszabályi rendelkezés figyelembe vételével az adómentes keretösszeg a szervezeti egységek között a tárgyévet megelőző év bevételeinek arányában felosztásra kerül, amely az éves üzleti terv keretében kerül meghatározásra.

 

III. fejezet
A reprezentációs kiadások

 

1.  A reprezentációra fordítható kiadások

1.1. A reprezentációra felhasználható kiadások

Az adott évben reprezentációra felhasználható kiadásokat az éves üzleti terv tartalmazza.

 

1.2. A reprezentációs keret terhére történő kötelezettségvállalás

A reprezentációs kiadási keret felhasználása a Gazdálkodási szabályzatban meghatározott jogkör gyakorlása keretében történhet.

A reprezentációs javaslatról való döntéssel kapcsolatos jogkört általában a vállalkozás képviselője gyakorolja.

 

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

Amennyiben az elsődleges utalványozó a hivatkozott szabályzatban adott felhatalmazást más részére, és a reprezentációs kiadásokat a felhatalmazásban nem korlátozta, a felhatalmazott (a felhatalmazás szerint) jogosult reprezentációs kiadásokat kezdeményezni, illetve ilyen kiadásokat utalványozni.

A vállalkozás képviselője adhat felhatalmazást egyes reprezentációs kiadások teljesítésére. Az érintett felhatalmazást a Gazdálkodási szabályzathoz is csatolni kell.

 

1.3. A költségtakarékosság

Jelen szabályzat szerint gondoskodni kell a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos költségtakarékos gazdálkodásról.

A reprezentációs kiadásokról, valamint a reprezentációt terhelő adó és járulék terhekről és kifizetésekről nyilvántartást kell vezetni és a könyvvitelben rögzíteni, melyről a pénzügyi szervezeti egység munkaköri leírásában kijelölt munkatársa gondoskodik.

 

2.  A reprezentációs keret felhasználásának rendje

2.1. Vezetői reprezentáció

Az első számú vezető szakmai tevékenységük végzésével összefüggésben - a hatályos előírások szerint - vezetői reprezentációs kiadások felhasználására jogosult.

 

Az éves reprezentációs keret nem léphető túl, az elszámolás utáni keret-maradvány összege későbbi időben történő felhasználására csak testületi döntés után van lehetőség.

A reprezentációs keretből, a belföldön és külföldön felmerülő reprezentációs kiadások finanszírozhatók.

 

A vezetői reprezentációs keret előlegének folyósítása a házipénztáron keresztül történik, melyet a pénztáros jogosultanként az „Elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartatása”-ba köteles bevezetni.

A házipénztárban felvett reprezentációs keret összegének a felhasználásáról, valamennyi elszámolást végző, a pénz- és értékkezelési szabályzatban az elszámolásra kiadott előlegekre vonatkozó szabályok szerint - a felvételtől számított 30 napon belül - köteles elszámolni.

A kiadott előleg felhasználásának elmaradása esetén, illetve a késedelmes elszámolás leadásáig a következő havi keret nem adható ki.

 

2.2. A Vállalkozás székhelyén történő reprezentáció

Az élelmiszereket a lejárati idő figyelembe vételével kell megvásárolni.

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

A reprezentációs célú fogyasztási cikkeket elkülönítve úgy kell tárolni, hogy az ne keveredhessen az Vállalkozáson belül a dolgozók saját fogyasztására tárolt – a reprezentációba bele nem tartozó – cikkek közé.

 

A megvásárolt fogyasztási cikkek felhasználásról nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza legalább:

  • a megvendégelt személyek nevét, beosztását,
  • a vendégül látás okát, dátumát.

 

Az Vállalkozás székhelyén történő vendéglátásnak minősül az az ellátás is, melyet az Vállalkozás közvetlenül a fogyasztási cikket áruló vállalkozástól vásárol meg, függetlenül attól, hogy a tényleges fogyasztás helyileg esetleg nem az Vállalkozás székhelyén, hanem máshol történik (pl.: az avatás, ünnepség/rendezvény helyén stb.).

 

2.3.   Az Vállalkozás székhelyén kívüli reprezentáció

Ide tartoznak mindazon reprezentációs kiadások, mely az Vállalkozás székhelyén kívül, jellemzően valamely más vendéglátásra is alkalmas helyen történnek. A kiadások jellemzője, hogy a tényleges vendéglátást valamely vendéglátó vállalkozás közvetlenül végzi.

 

Az Vállalkozás székhelyén kívüli vendéglátásnak minősül különösen:

  • a munkaebéd,
  • a munkavacsora stb.

 

Az Vállalkozás székhelyén kívüli vendéglátás esetén a tervezett reprezentációról előzetesen kérelmet nem kell benyújtani a Gazdálkodási szabályzat az irányadó.

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

 

2.4. Reprezentációs javaslat

A szervezés során javaslatot kell készíteni a reprezentációs kiadásokra.

A javaslatot megteheti az vállalkozás vezetője vagy az arra jogosult vezetők, vagy az általa felhatalmazott személy.

 

A javaslatban legalább a következőnek kell szerepelnie:

  • a reprezentációs javaslat sorszáma,
  • a javaslat kelte,
  • a javaslat típusa (eredeti, vagy átdolgozott),
  • a rendezvény, esemény, alkalom megnevezése, időpontja, időtartama,
  • a rendezvényen részt vevő személyek száma összesen,
  • az összesenből az előzőekbe nem tartozó személyek száma,
  • a reprezentációs kiadásokat pontosan megnevezve, legalább a következő bontásban:
    • vendéglátás, ezen belül: étel, nem szeszes ital, szeszes ital,
    • vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás: utazás, szállás, úszabadidőprogram,
  • a reprezentációs kiadások összesen,
  •                           Ez a dokumentum már nem friss!                    

    Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

  • a javaslattevő neve és beosztása.

 

2.5. A reprezentációs javaslatról való döntés

A reprezentációs kérelmet a vállalkozás vezetője felé a tervezett kiadás előtt legalább 8 munkanappal, a reprezentációs javaslattal együtt kell benyújtani.

A reprezentációs javaslatról való döntéssel kapcsolatos jogkört a vállalkozást képviselő vezető, illetve általa felhatalmazott személy gyakorolja.

 

A döntésre jogosult a döntés előtt köteles megvizsgálni:

  • a reprezentáció, valamint a rendezvény nagysága, súlya közötti egyensúlyt,
  • a rendezvényen részt vevők számát és a reprezentációs kiadások viszonyát,
  • a rendezvényen részt vevők megoszlását.

 

A reprezentációs javaslathoz képest a kiadások csökkentése érdekében a döntésre jogosult más reprezentációs keretösszegről is dönthet.

Az eltérő döntést a javaslatra rá kell vezetni.

A reprezentációs javaslatra a döntésre jogosult a döntésétől függően köteles rávezetni a következő záradékok valamelyikét:

 

Az elutasított javaslatot

  • a döntésre jogosulttal való előzetes konzultációt követően
  • újra el kell készíteni, majd az új javaslatot továbbítani kell döntéshozatal céljából.

 

A reprezentációs javaslatot a reprezentációs kérelem engedélyéhez (1. számú melléklet) csatolni kell.

 

2.6. Az ajándékozás

A vállalkozás által nyújtott ajándékozás az ajándékozási kérelem (2. számú melléklet) alapján biztosítható.

Az ajándékozási kérelmet a vállalkozás vezetője felé a tervezett ajándékozás előtt legalább 5 munkanappal, vagy a reprezentációs kérelemmel, javaslattal együtt kell benyújtani.

Az ajándékozási kérelemnek tartalmaznia kell: - a kérelem számát, - a kérelem keltét, - a megajándékozni szánt személy(ek) nevét, - az ajándékozás okát, - az ajándék megnevezését, összegét, - az átadás tervezett időpontját, - a kérelmező nevét, beosztását.

Az ajándékozási kérelmet a vállalkozás vezetője jogosult elbírálni, és aláírásával igazolni. Az ajándék beszerzésére csak a jóváhagyott kérelem alapján kerülhet sor.

 

2.7.   A reprezentációs és ajándékozási kiadások teljesítése

A reprezentációs kiadásokat a jóváhagyott javaslat szerint lehet teljesíteni. A kiadások tekintetében ekkor is ügyelni kell a takarékossági és gazdaságossági szempontokra.

 

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

2.8.   A reprezentációs és ajándékozási kiadások figyelemmel kísérése

A gazdasági vezető felelős azért, hogy a reprezentációs és ajándékozási kerettel való gazdálkodást rendszeresen figyelemmel kísérje, és a keret felhasználásáról, és a jelen szabályzatban foglaltak betartásáról a vezetőt tájékoztassa.

 

2.9.   A szervezési és pénzügyi feladatok ellátása

A reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos

  • szervezési feladatokat elláthatja a vezető, illetve az általa kijelölt dolgozója, illetve a szervezési feladatok elláthatóak külső vállalkozás megbízásával is;
  • a pénzügyi feladatokat a gazdasági vezető által kijelölt személy a jelen szabályzatban meghatározottak figyelembe vételével köteles ellátni.

 

A pénzügyi feladatok ellátása előtt a szakmai teljesítés igazolása során kell rávezetni a számlára a kérelem, illetve a javaslatok számát, és azok alapján ellenőrizni, hogy a kiadások megfelelnek- e a kérelemben, illetve a javaslatban foglaltaknak. A pénzügyi feladatok ellátása során ügyelni kell arra, hogy a reprezentációval, illetve a személyi jövedelemadó törvény alapján nem reprezentációnak minősülő természetbeni juttatásokkal összefüggésben az egyes adó és járulékfizetési kötelezettségek teljesítésre kerüljenek. A reprezentációs kiadások elszámolásához minden esetben számla szükséges, melyen vevőként az Vállalkozás nevét és címét kell szerepeltetni. A Vállalkozás reprezentációs kiadásai összességében nem haladhatják meg a tárgyévi költségvetésben a reprezentációs kiadásokra tervezett keretet.

 

2.10. Reprezentáció fogalmába nem tartozó termékek, szolgáltatások nyújtása

A mindenkor hatályos Szja. törvény rendelkezései szerint kell eljárni (a jelenleg hatályos Szja törvény a 70.§-ban rögzíti a vonatkozó Egyes meghatározott juttatásnak minősülő kategóriához tartozó rendelkezéseket).

 

IV. fejezet
Záró rendelkezések
 

(1)             Jelen szabályzatot a …………………..(a vállalkozás vezető testülete) megtárgyalta, és ……………… számú határozatával elfogadta.

(2)             A jelen szabályzat……………-jén lép hatályba, a hatályba lépésével egyidejűleg a …………………..tól hatályos……………….iktató számú Reprezentációs kiadások szabályzata hatályát veszti.

 

 

                          Ez a dokumentum már nem friss!                    

Az aktuális verziót ide kattintva éri el.

Dátum:  

                                                                                              ……………………………………………………

a vállalkozás képviseletére jogosult személy cégszerű aláírása


1. melléklet: Reprezentációs kérelem engedélyezése
 

A kérelem száma:......................

  

A vendéglátás tervezett időpontja

 

A vendéglátás oka (program, rendezvény megnevezése)

 

A résztvevők száma és összetétele

A vállalkozás munkatársainak száma:

Külső partnerek száma:

Összes részt vevő száma:

 

A vállalkozás munkatársainak neve:

 

 

Külső partnerek neve:

 

 

 

A vendéglátás 1 főre tervezett összege (Ft-ban)

 

A vendéglátással kapcsolatos egyéb kiadások jellege és összege (Ft-ban)

 

A vendéglátás teljes reprezentációs kiadása (Ft-ban)

 

A vendéglátás tervezett helyszíne

 

A kérelmező neve és beosztása

 

 

 


2. melléklet: Ajándékozási kérelem engedélyezése

 

 

A kérelem száma:......................

 

Az ajándékozás tervezett időpontja

 

A ajándékozás oka (program, rendezvény megnevezése)

 

A megajándékozni szánt személy(ek) neve

 

 

 

Az ajándék megnevezése, összege (Ft-ban)

 

Az átadás tervezett időpontja

 

A kérelmező neve és beosztása